Lowongan Kerja 2022 Job title: Project Assistant
Company:
Job description: Ringkasan pekerjaan
Asisten Proyek akan bertanggung jawab atas aspek dukungan administratif dari proyek MADANI. Dengan berkonsultasi dengan Ketua Partai dan tim manajemen senior, Asisten Proyek akan menetapkan dan memelihara praktik manajemen administrasi yang baik, dan memastikan kepatuhan proyek MADANI dengan prosedur, aturan, dan regulasi FHI 360 dan USAID.
Akuntabilitas:
- Memberikan dukungan kepada staf/tim teknis dan program termasuk tugas kesekretariatan dan administrasi, seperti pengolah kata, pengarsipan, penjadwalan dan konfirmasi janji, dll. Memelihara sistem pengarsipan elektronik dan kertas yang komprehensif.
- Membantu dengan kalender acara mingguan, perencanaan, logistik dan manajemen pertemuan, lokakarya dan pelatihan dan bertanggung jawab untuk mengambil dan menyebarluaskan risalah rapat rapat staf.
- Perbarui sistem pengarsipan untuk memasukkan dokumen proyek termasuk rencana kerja, laporan proyek, pembaruan proyek, dan dokumen terkait proyek lainnya. Memelihara dan mendistribusikan materi proyek sebagaimana mestinya atau seperti yang diarahkan oleh staf proyek senior.
- Bekerja sama dengan Asisten Perjalanan dan Logistik untuk koordinasi otorisasi perjalanan (TA) dan laporan pengeluaran perjalanan (TER). Membantu dalam membuat pengaturan perjalanan staf misalnya pemesanan hotel, tiket, asuransi perjalanan, dll.
- Membantu tim Keuangan untuk melakukan tinjauan awal atas proposal anggaran, Laporan Biaya Perjalanan staf dan Laporan Kegiatan Anggaran (ditambahkan)
- Selama masa pandemi, berkoordinasi dengan Travel and Logistic Assistant untuk mengkonsolidasikan semua dokumen terkait terkait perjalanan staf dan semua kegiatan untuk disetujui oleh Tim Manajemen Darurat FHI360 Indonesia (ditambahkan)
- Melaksanakan tugas lain yang diberikan.
Kualifikasi:
- Gelar sarjana dalam studi bisnis, administrasi atau bidang terkait.
- Setidaknya 5 tahun pengalaman yang relevan dalam administrasi dan penghubung.
- Pengalaman dengan peraturan dan regulasi pemerintah AS lebih disukai
- Pengetahuan kerja perangkat lunak perkantoran, termasuk Word, Excel dan PowerPoint.
- Harus terorganisir dengan baik, self-starter dengan perhatian terhadap detail.
- Harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik dan perintah yang baik dalam bahasa Indonesia lisan dan tulisan. Keterampilan bahasa Inggris yang baik diinginkan.
- Kemampuan untuk mengelola dan menyelesaikan banyak tugas dengan tingkat organisasi yang tinggi dan sumber daya yang terbatas.
- Pengalaman secara proaktif mengidentifikasi risiko, menangani masalah, dan mengomunikasikannya dengan tepat kepada staf proyek dan kantor negara jika diperlukan.
- Mampu bekerja secara mandiri dan dalam tim.
- Kemampuan untuk memenuhi tenggat waktu dengan perhatian yang kuat terhadap konsistensi, detail, dan kualitas.
Expected salary:
Location: Jakarta
Job date: Sat, 12 Mar 2022 00:43:45 GMT
Apply for the job now!
